Mehrdimensionaler Ansatz zur IT-Kostenanalyse

In der heutigen digitalen Ära sind IT-Kosten ein unvermeidlicher Bestandteil jeder Organisation. IT-Manager müssen diese Kosten verantworten und sicherstellen, dass sie innerhalb der budgetierten Grenzen bleiben. Allerdings nehmen die IT-Kosten stetig zu. Laut einer Studie von Gartner (2023) werden die globalen IT-Ausgaben bis 2025 voraussichtlich um 5,1 % pro Jahr steigen. Ein Grossteil dieser Kosten wird von den direkten und indirekten Kosten der Fachanwendungen verursacht, die für den reibungslosen Betrieb der Organisationen unerlässlich sind.

Trotz umfangreicher Bemühungen haben viele Organisationen Schwierigkeiten, die IT-Kosten effizient zu kontrollieren oder sogar zu verstehen. In den meisten Fällen haben nur wenige Mitarbeitende entweder nur die Gesamtkosten der IT oder die Kosten einzelner Projekte oder Portfolios im Blick.

Bei der Analyse der IT-Kosten zeigt sich, dass die personellen und materiellen Kosten verbunden mit den Fachanwendungen einen signifikanten Anteil der Gesamtkosten ausmachen. Eine interne gemeinsame Diskussion über diese Kosten ist daher unerlässlich. Unternehmen sind demzufolge gut beraten, ihren Fokus auf die Optimierung und Effizienzsteigerung der IT-Kosten verbunden mit den Fachanwendungen zu legen, um nachhaltige Kosteneinsparungen zu erzielen und die betriebliche Leistungsfähigkeit zu verbessern. Aber wie geht das?

Es gibt etablierte Methoden und Frameworks, die das Problem aber leider oft nur aus einer rein finanzieller Sicht angehen. Eine reine finanzielle Betrachtung greift aber zu kurz! Die trügerische Sicherheit der Zahlen vernebelt den Blick auf das Ganze. Was sagen uns Betriebskosten von 20’000 CHF, ohne den Kontext zu berücksichtigen? Sind diese Kosten hoch oder niedrig? Es ist nahezu unmöglich, dies ohne weitere Informationen und Diskussionen zu beurteilen.

Eine mehrdimensionale Betrachtung ist erforderlich, die nicht nur die reinen Kosten umfasst, sondern auch weitere Dimensionen in Betracht zieht. Erst ein Vergleich der Kosten zu diesen weiteren Dimensionen kann die Kosten der Fachanwendungen effektiv und gemeinsam beurteilen.

Mögliche Dimensionen sind:

• Zufriedenheit der Fachabteilungen: Wie gut unterstützen die IT-Fachanwendung die Geschäftsprozesse und Ziele der Fachabteilungen? Eine hohe Zufriedenheit deutet darauf hin, dass die Kosten gut angelegt sind.
• Zufriedenheit der IT-Abteilung: Wie zufrieden ist die IT-Abteilung mit den verfügbaren Ressourcen und Technologien für die Fachanwendung? Dies kann ein Indikator dafür sein, ob die IT-Abteilung in der Lage ist, effizient und effektiv die Fachanwendung zu bewirtschaften.
• Aktualität der Technologie: Sind die eingesetzten Technologien auf dem neuesten Stand? Veraltete Technologien können zu höheren Betriebskosten und geringerer Effizienz der Fachanwendung führen.
• Wartung und Support: Wie gut ist die Wartung und Unterstützung der Anwendungen ggf. mit Drittdienstleistern organisiert? Eine gute Wartungsstrategie kann die Lebensdauer und Effizienz der Fachanwendungen erheblich verlängern.
• Flexibilität der Architektur: Wie anpassungsfähig ist die IT-Architektur an veränderte Geschäftsanforderungen und technologische Entwicklungen? Eine hohe Flexibilität ggf. sogar verbunden mit höheren Kosten, kann Wettbewerbsvorteile schaffen, denn Änderungen können schnell realisiert werden.
• Sicherheitsstandards: Werden Sicherheitsvorgaben und -standards eingehalten? Hohe Sicherheitsmassnahmen sind entscheidend, um Daten und Systeme vor Bedrohungen zu schützen.
• Compliance und Regulierung: Werden alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt? Die Einhaltung von Vorschriften ist wesentlich, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
• Nutzerfreundlichkeit: Wie benutzerfreundlich sind die Fachanwendung für die Endbenutzer? Ein hoher Bedienkomfort erhöht die Produktivität und Zufriedenheit der Nutzer, auch wenn dies mehr Kosten verursacht.
• Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit: Wie zuverlässig und verfügbar ist resp. muss die Fachanwendung sein? Eine hohe Verfügbarkeit kann entscheidend sein für den reibungslosen Geschäftsbetrieb, verursacht aber auch signifikant höhere Kosten.
• Integration und Interoperabilität: Wie gut integrieren sich die Fachanwendung in die bestehende Systemlandschaft und arbeiten mit anderen Systemen zusammen? Eine gute Interoperabilität fördert effizientere Prozesse.
• Innovation: Werden neue Technologien und innovative Ansätze genutzt, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen? Innovation ist ein Schlüsselfaktor für langfristigen Erfolg und Wachstum.
• etc.

Nicht jede Organisation muss alle Dimensionen analysieren. Vielmehr sollten bewährte „Best-Practice“-Dimensionen berücksichtigt werden, wobei die Relevanz einzelner Dimensionen je nach spezifischen Anforderungen und Zielen der Organisation variiert. Durch eine gezielte mehrdimensionale Analyse erhalten Unternehmen ein präziseres und differenziertes Verständnis ihrer IT-Kostenstruktur sowie deren Verknüpfung mit verschiedenen geschäftlichen und technologischen Aspekten.